1. Kurzbeschreibung des Vorhabens

PlakatRichert ist als Arbeitgeber etabliert und trägt mit seinen Aus- und Weiterbildungskonzepten maßgeblich zum langfristigen Erfolg des Unternehmens bei. Die Fenstertechnologie hat sich in den letzten Jahren rasant weiterentwickelt. Fenster haben mittlerweile eine Schlüsselrolle beim Energiesparen und Schallschutz – insbesondere Fenster aus hochwertigem Kunststoff. Wenn es um die Herstellung und die Montage geht, ist daher aktuelles Wissen eine Grundvoraussetzung.

Die aus dem Geschäftsfeld der Richert-Gruppe resultierenden Prozesse rund um die erfolgreiche Projektabwicklung weisen eine hohe Komplexität auf und sind sehr informationsintensiv, wobei die Verfügbarkeit aktueller Daten einen kritischen Erfolgsfaktor für das Unternehmen darstellt. Die bestehende IT-Landschaft, die derzeit zur Unterstützung der Prozesse eingesetzt wird, besteht aus einer Fensterbau-Branchenlösung, einer Rechnungswesensoftware und einer CRM-Lösung.

Ziel des Projekts ist es, unsere IT-Landschaft zu einer einheitlichen und integrierten ERP-Lösung weiterzuentwickeln, damit alle Soll-Prozesse bestmöglich unterstützt werden. Gegebenenfalls müssen Soll-Prozesse dahingehend geändert werden, dass Standardfunktionalitäten der vorhandenen IT-Landschaft stärker genutzt werden können. Weiterhin ist zu prüfen, ob weitere Drittprogramme erforderlich sind, um alle Schwachstellen beheben zu können. Ziel ist hierbei die IT-Verknüpfung aller Abteilungen durch eine einheitliche System- und Datenbasis und damit die Verfügbarkeit aller Daten. Auf dieser Datenbasis wird ein Kennzahlensystem etabliert, um alle Unternehmensbereiche steuern und koordinieren zu können. Ziel muss weiterhin sein, die Prozessfehler zu reduzieren, die Effizienz der Prozesse zu erhöhen, die Durchlaufzeiten zu reduzieren und letztlich die Prozesskosten zu reduzieren.

Plakat zum Reorganisations- und IT-Entwicklungsprojekt: Hier anschauen 

2. Lösungsweg, Realisierbarkeit

 

 

Projektphase 1

Projektphase I – Kurzanalyse der bestehenden Prozesse und Systeme

Arbeitspaket AP I.1: Interviews mit den Key-Usern

Im Rahmen dieses Arbeitspakets werden mit eigenen Ressourcen Interviews mit allen Key-Usern geführt. Ziel dieser Maßnahme ist es, einen ersten Überblick über die bestehenden prozessualen und informationstech-nischen Schwachstellen zu bekommen. Die aus den Interviews gewonnenen Rückschlüsse dienen als Vorbereitung für die Workshops zur detaillierten Ausarbeitung der Soll-Fachkonzepte, die einen integralen Bestandteil der Phase II bilden.

Arbeitspaket AP I.2: Dokumentation der Interviewergebnisse und Planung der Workshops für die Sollkonzeption

Mit eigenen Ressourcen werden von den Kernergebnissen der Interviews eine steckbriefartige Dokumentation angefertigt, die wesentliche Aussagen zu Prozessschwerpunkten, Schwachstellen und Ansatzpunkten für die Soll-Konzeption der jeweiligen Prozesse aufweist. Auf Basis dieser Informationen wird eine Detailplanung für die Workshop-Reihe der Soll-Prozesse in Phase II erstellt.

 

 

 

Projektphase 2

Projektphase II – Detaillierte Konzeption der Soll-Prozesse und Veränderungsbedarf der IT-Lösung

Arbeitspaket AP II.1: Im Rahmen von Workshops mit Key-Usern und weiteren Fachverantwortlichen ist eine durchgängige Konzeption der Soll-Prozesse für die Richert-Gruppe zu entwickeln.

Arbeitspaket AP II.2: Parallel zur Durchführung der Workshops werden die Anforderungen an die IT-Lösung systematisiert. Diese Informationen werden in Spezifikationen dokumentiert.

Arbeitspaket AP II.3: Mit unserem IT-Anbieter werden weitere Workshop-Termine vereinbart, bei denen die detaillierte Klärung der Anforderungen und Überprüfung der Leistungsfähigkeit des Systems vorgenommen werden. Für diejenigen Anforderungen, die durch Standardkomponenten des Systems nicht abgedeckt werden, sind vom IT-Unternehmen Lösungsvorschläge mit detaillierten Schätzungen für den jeweiligen Entwicklungs- bzw. Anpassungsaufwand abzugeben.

Diese Projektphase wird durch einen externen Dienstleister unterstützt. Hierdurch ist gewährleistet, dass Best –Practice-Prozesse und IT-Funktionalitäten der Branche einbezogen werden können.

 

 

 

Projektphase 3

Projektphase III – Erstellung von Detailspezifikationen und Projektierung der Einführung

Ziel dieser Projektphase ist es einerseits die Lösungen für Anforderungen, die durch die Standardlösung nicht abgedeckt werden können, im Detail in Form von Detailspezifikationen zu präzisieren und zu bewerten und andererseits eine detaillierte Projektplanung zu erarbeiten, die als Basis der nachfolgenden Einführung dient.

Arbeitspaket AP III.1: Der IT-Anbieter erarbeitet in Abstimmung mit dem Auftraggeber Lösungen zu den nicht abgedeckten Anforderungen in Form von Detailspezifikationen und bewertet den Aufwand für die Realisierung dieser Lösungen im Detail.

Arbeitspaket AP III.2: Die Realisierung der Einführung ist durch den IT-Anbieter in sehr enger Abstimmung mit dem Auftraggeber durch eine umfassende, detaillierte und realistische Projektplanung zu unterlegen.

Diese Projektphase wird ebenfalls durch einen externen Dienstleister unterstützt.

 

 

 

Projektphase 4

Projektphase IV – Einführung der Detailspezifikationen

Ziel dieser Projektphase ist die strukturierte Einführung der funktionalen Detailspezifikationen und des Projekt-plans. Am Ende dieser Phase sollte die Organisation den konzipierten Sollzustand erreicht haben und die Soft-ware die überarbeiteten Prozesse bestmöglich unterstützen.

Arbeitspaket IV.1: Projektüberwachung und –steuerung

Während der Phase der Systemänderung ist eine kontinuierliche Fortschrittskontrolle des Projekts sicher-zustellen. Weiterhin sind geeignete Lenkungsgremien zu installieren, die im Falle von Planabweichungen über kurzfristige Maßnahmen zur Projektsteuerung entscheiden können.

Arbeitspaket IV.2: Schulung der von den Änderungen betroffenen Mitarbeiter

Um einen möglichst einfachen und reibungslosen Einstieg der von den Änderungen betroffenen Mitarbeiter gewährleisten zu können ist es notwendig Schulungen anhand eines zuvor erarbeiteten Schulungkonzeptes durchzuführen.

Arbeitspaket IV.3: Veränderungsmanagement

Mit Einführung der funktionalen Änderungen der Software müssen auch die im Sollkonzept geplanten organi-satorischen Veränderungen realisiert werden. Hierzu ist ein systematisches Veränderungsmanagement zu leisten.

70 Jahre Erfahrung. 3,5 Millionen Fenster. 200 Spezialisten.

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